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南京鸡鸣寺档案分类方案
---发布人:本网---浏览次数:946---时间:2016/5/17---

一、编制说明

为了进一步加强档案业务建设,提高档案管理水平和利用开发能力,使档案管理规范化、标准化和科学化,更好地为本寺院各项工作服务,为国家积累档案史料。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令、《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》等有关文件要求,结合本寺院实际,对本寺院在各项佛教事务活动中所形成的各种门类和载体档案进行集中统一管理。按照档案内容和载体的不同,制定本分类方案:

二、档案分类原则

档案分类是以本寺院全部档案为对象,依据其管理职能,结合档案内容及形成特点,保持档案之间有机联系,便于保管和开发利用。根据档案综合管理原则及玄武区档案局有关规定和要求,我寺所形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案按其内容、载体分为八大类。一是文书档案,二是基建档案,三是设备档案,四是会计档案,五是声像档案,六是人事档案,七是实物档案,八是藏经档案。分类方案是进行档案分类整理工作的依据,因此应保持相对稳定,以使分类体系具有连续性,便于查找利用。分类方案如有变动,应在全宗介绍中说明,以便档案管理前后工作的衔接。

三、档案分类方法

(一)文书档案  

1.分类

依据《归档文件整理规则》规定,由于本寺院规模不大,每年形成的归档文件材料数量也不是很多,按区档案局统一要求,采用年度——保管期限二级分类。

2.编号

文书档案的档号结构为:全宗号——归档年度——保管期限代号——机构问题代号——室编件号。档号编制方法为:全宗号0000;归档年度用四位阿拉伯数字标识;保管期限分别为永久、30年、10年三种,永久代号为001、30年代号为004、10年代号为005;由于采用二级分类,机构问题用0000代替;室编件号用四位阿拉伯数字标识,以上数字标识字数不够的用0填补足,全部档号应为五段十九位数字。

(二)基建档案

1.分类

按照工程项目进行分类。

2. 编号

J01、一殿

J02、志公台、东山门

J03、弥勒殿、大悲殿

J04、药师佛塔

J05、念佛堂、西九间

J06、法堂、藏经楼

J07、毗卢宝殿

J08、钟鼓楼等八项工程

J09、人防

J10、慈航桥

J11、天王殿(照壁)、书画院

J12、上客房、弘法厅西四楼

J13、胭脂斋(素菜馆)

J14、鸡鸣寺地形图

J15、观音殿、百味斋

J16、售票房等小项目工程

J17、边坡支护工程

J18、药师塔火灾恢复项目

J19、江苏尼众佛学院僧才培训楼

J20 、书画院改造

J21、佛学讲堂(未验收)

J22、扩建项目(未验收)

········

········

 

 

 

(三)设备档案

1.分类

    按照设备种类进行分类。

2.编号

汽车

空调

洗衣机

········

(四)会计档案

1.分类

会计档案的分类参照财政部、国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》的规定要求,分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类四类。A3代表会计凭证、A2代表会计账簿、A1代表财务报告(会计报表)。

2.编号

会计档案的档号结构为:

大类代号·二级类目代号—二级类目下的案卷顺序号

归档年度——本年度案卷顺序号

 

 

 

(五)声像档案

1.分类

声像档案按不同载体类型分为照片、录音带、录像带、光盘四类。字母Z代表声像档案:Z1代表照片档案; Z2代表光盘。在各种载体类型下按年度结合事由进行排序。

2.编号

声像档案的档号结构为:大类代号·二级类目代号—二级类目下的件(册)顺序号

 

 

 

(六)人事档案

1.分类

按照人员进行分类:

莲华法师个人档案

其他人员档案

2.编号

其他人员档案:戒牒、往生录等

莲华法师个人档案:个人文件、聘书、请柬、代表证、戒牒等

 

 

 

(七)实物档案

1.分类

实物档案按内容和载体形式分为(一)登记证、土地使用证、产权变更登记证等各类证件;(二)荣誉性实物档案。本寺院在社会活动中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册、废止印信、重要纪念品等;(三)名人字画实物档案。社会知名人士为寺院的题词、作画;(四)木器材质收藏品、礼品实物档案。(五)石器材质收藏品、礼品实物档案。(六)佛像实物档案。(七)法器实物档案。

2.编号

字母 SW 代表实物档案:SW 1代表各类证件;SW2代表荣誉性实物档案;SW 3代表名人字画实物档案;SW 4代表木器材质收藏品、礼品实物档案;SW 5代表石器材质收藏品、礼品实物档案;SW6代表佛像实物档案;SW7代表法器实物档案。

在各种载体形式下按年度结合重要程度进行排序。

实物档案的档号结构为:大类代号·二级类目代号—二级类目下的实物件号。

 

 

 

(八)藏经档案

1、分类

按照藏经种类进行分类

2、编号

志:鸡鸣寺杂志

刊:报刊

南京鸡鸣寺综合档案室

2014年07月01日编制

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