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鸡鸣寺文件材料归档范围和保管期限表
---发布人:本网---浏览次数:580---时间:2017/7/18---
 

 

为了进一步加强档案业务建设,提高档案管理水平和利用开发能力,使档案管理规范化、标准化和科学化,更好地为本寺院各项工作服务,为国家积累档案史料。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令、《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》等有关文件要求,结合本寺院实际,制定我寺文件材料归档范围和保管期限表。我寺所形成的全部档案为一个全宗,全宗内的档案按其内容、载体分为八大类。一是文书档案,二是基建档案,三是设备档案,四是会计档案,五是声像档案,六是人事档案,七是实物档案,八是藏经档案。

一. 文书类:

(一)、行政管理类:

(1)上级机关、上级领导检查、视察本寺工作时形成的重要性文件材料    永久

(2)上级机关、上级领导检查、视察本寺工作时形成的一般性文件材料    30年         (3)本寺的请示与上级机关的批复、批示中重要性文件材料              永久

(4)本寺的请示与上级机关的批复、批示中一般性文件材料              30年

(5)重要的规划、年度工作计划、总结、及汇报材料                    永久

(6)一般性的工作计划、总结及汇报材料                              10年

(7)寺管会会议、执事会议的记录、纪要、决定等材料                  永久

(8)本寺组织设置、机构调整、人事任命材料                          永久

(9)组织名称变更、印信启用、法人登记证、组织代码证                永久

(10)寺院各类规章制度、管理制度                                   30年

(11)管理工作中的备份文件材料                                     10年

(12)会议、检查、制度、措施、设施等记录材料                       30年

(13)质量管理体系(手册、程序、作业)文件                         30年

(14)环境管理体系(手册、程序、作业)文件                         30年 

(15)外部审核(质量、环境体系)报告、认证注册等文件材料           永久

(16)本寺承办的重大会议、大型展展览、博览会等重大活动形成的文件材料                                                                        永久

(17)接待境内外宗教团体知名人士参观、讲经、传道等形成的文件材料   永久

(18)旅游景区管理的法律法规有关文件                               30年

(19)组织的培训、学习等形成的文件材料                             30年 

(20)创建文明和谐宗教活动场所的标准细则及测评考核等材料           30年

(二)、重大法事:

(21)方丈升座、佛像开光、基建奠基及落成典礼的請示、批复、活动方案、盛况总结材料                                                           永久

(22)传戒法会的请示、批复文件材料                                 永久

(23)传戒过程中的备份材料                                         30年

(24)讲经法会的组织情况、主讲人及内容等材料                       30年

(25)纪念性法会如祈祷、消灾、福祉等活动材料                       10年

(26)大型佛事活动的請示批复文件材料                               永久

(27)一般佛事活动、接洽、安排记录清单                             10年         (28)接受捐赠者财、物及瑰宝文物交接仪式记录                       永久  

(29)一般性捐赠者的捐赠、登记记录材料                             10年  

(三)、非遗成果:

(30)“梵呗唱诵”史料                                             永久          (31)保护规划、活动方案及所制成成果的图文全套材料                 永久

(四)、出访接待:

(32)出国出访计划、审批材料、总结汇报材料                         永久

(33)国际国内贵宾贵客来访材料                                     永久

(34)国内接待数据统计汇报材料                                     10年

(五)、慈善事业:

(35)本单位组织慈善公益活动形成的文件材料                         永久 

(36)参与组织慈善公益活动形成的文件材料                           永久

(六)、往来函件:

(37)重要的兄弟寺院、下级寺院的来函、复函                         永久

(38)一般的兄弟寺院、下级寺院的来函、复函                         30年

(39)市佛教代表会议的通知、会议文件材料                           30年

(40)市佛教代表会议的名单、代表证等材料                           10年

(41)国际、国家、省、市佛教代表会议的通知、会议文件材料           30年

(42)国际、国家、省、市佛教代表会议的名单、代表证等材料           10年      (七)、佛学院:

(43)学僧身份证、戒牒复印件                                       永久

(44)相关报纸                                                     永久

(45)年度小结                                                     永久

(46)教材                                                         永久

(47)学僧报名登记表、教师登记表                                   永久

(48)学僧成绩表                                                   永久

(49)毕业论文                                                     永久

(50)佛学院文件                                                   永久

(51)教学大纲                                                     永久

(52)校历                                                         永久

(53)试卷                                                         10年

 

二、基建类:

(1)工程依据性文件材料(项目申请报告、批复及来往函件;项目的可行性研究报告、设计任务书、协议书、委托书、合同;设计方案及审批材料、工程概算)                                                                        永久

(2)工程的基础性文件材料(工程选址报告、水文、气象、地理、地形、地质勘察及交通运输资源和供应调查报告、征用土地报、批、拆迁协议或合同等)                                                                            永久

(3)工程设计文件材料(初步设计和扩大设计的全套图样文字说明,设备造型订单、材料定单及审批材料;技术设计的全套图样及文件材料;设计计算书、工程预算;工程设计全套图样)                                            永久

(4)施工文件材料(开工报告、批复;施工任务书、协议书、合同、施工执照;施工记录、隐蔽工程记录、原材料试化验记录等;设计变更通知单、修改记录;重大质量事故报告和处理结果补救措施;施工日记、大事记)                                                                                         永久

(5)监理文件资料(监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复;施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审资料;施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审资料;开、停、复、返工令、许可证、中间验收证明书等资料;监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件;工程材料监理检查、复检、实验记录、报告;监理日记、监理周、月、季、年报、备忘录;施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告等资料;监理工程师通知单、监理工作联系单)               30年

(6)竣工验收文件资料(单项质量评定表、单位工程质量评定表、工程质量鉴定验收书;项目竣工验收鉴定书、报告、交工验收证书;工程设计、施工、监理总结;环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件资料;工程竣工图、工程质量鉴定报告;工程决算)                                永久

(7)主体建筑维修合同、验收数据的有关材料                         30年 

(8)辅助建筑建设,维修涉及的有关材料                             30年

 

三、设备类:

寺内所购办公、安防、生活设备的使用技术说明书、装箱单、合格证、开箱验收单                                                                   定期

四、 会计类:

(一)会计凭证

(1)原始凭证                                                     15年

(2)记帐凭证(包括工资支付明细表)                               15年

(3)汇总凭证                                                     15年

(二)账簿:

(1) 总账                                                        15年

(2)明细账(包括单位往来明细账)                                 15年

(3)日记账(现金和银行存款日记账)                               15年

(4)固定资产明细账                                               30年

(5)辅助账簿(库存账)                                           15年

(三)报表:

(1)年度财务报告(包括决算、预算报表、附表、附注及文字说明)     永久

(2)月度、季度(包括会计报表、附表及文字说明)                   5年

(3)其他财务报告                                                 10年

(四)其它:

(1)会计移交清册                                                 15年

(2)会计档案保管清册                                             永久

(3)会计档案销毁清册                                             永久

(4)银行余额调节表                                               5年

(5)银行对账单                                                   5年

(五)缘簿、收据                                                  15年

五、 声像类:

(一)照片:

(1)反映本寺概貌的照片材料                         永久

(2)本寺历届主要领导人的照片材料                   永久

(3)上级领导来寺指导工作的照片材料                 永久

(4) 本寺有关大型佛事活动的照片材料                永久                   

(5) 本寺收藏的字画的照片材料                      永久

(6)国际、国内贵宾贵客的照片材料                   永久

(7)出访活动的照片材料                             永久

(8)社会慈善活动的照片材料                         永久

(9)学习、教育培训的场景、照片材料                 永久

(10)佛学院照片                                    永久

(二)光盘:

(1) 反映本寺概貌的声像材料                        永久

(2) 反映本寺非物质文化遗产的声像材料              永久

(3)介绍本寺有关景区(点)的光盘材料               永久

                    

六、人事类

(一)教职人员个人履历表、备案表、戒牒、证件和其它记录材料           永久

(1)人员编制、录用、调资、任免、辞退和离职、往生等记录              永久

(2)获市级以上集体与个人荣誉奖励、处罚材料                          永久(3)获市级以下一般性奖励、处罚材料                                  永久

(4) 教职人员花名册                                                 永久

(二)服务人员个人履历表、证件和其他记录材料                         永久

 七、实物类:

(一)登记证、土地使用证、产权变更登记证等各类证件;                 永久

(二)荣誉性实物档案。本寺院在社会活动中获得的奖状、奖杯、奖章、   奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册、废止印信、重要纪念品等             永久                                          

(三)名人字画实物档案。社会知名人士为寺院的题词、作画;             永久

(四)木器材质收藏品、礼品实物档案。                    永久

(五)石器材质收藏品、礼品实物档案。                    永久

(六)佛像实物档案。                                    永久

(七)法器实物档案。                                    永久

(八)佛学院聘书、荣誉奖状、毕业证书                    永久

                                                                 

八. 藏经类:   

8.1经                                              永久

8.2集                                              永久

8.3志  鸡鸣寺杂志                                  永久          

8.4典                                              永久

 

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